Ofis otomasyonu sistemlerine geçiş sırasında uygulanması gereken kesin bir strateji belirlemek zordur.İşletmeler kendi durumlarına göre aşağıdaki stratejilerden birini seçebilirler. (1)
Yatay Strateji : Kuruluşun bütün birimlerinde bir seferde tek bir uygulamanın yaygınlaştırılmasıdır.
Dikey Strateji : Kuruluşun bir bölümünde tüm uygulamalar tamamlandıktan sonra diğer bölüme geçilmesi.
Matriks Strateji : Bir iki uygulama tüm bölümlerde yaygınlaştırıldıktan sonra seçilen bölümlerde tüm uygulamalar dikey olarak yaygınlaştırılır.
Rastgele atış Strateji: Rastgele seçilen bölümlerde rastgele seçilen uygulamaların yaygınlaştırılmasıdır. Bu tercih daha çok genel bir ofis otomasyonu planlamasının olmadığı yerlerde uygulanır. Genellikle kullanıcılar kendi verdikleri kararlarla gereksinme duydukları uygulamalara geçerler.
Yayılmış Strateji : Bu stratejide kullanıcılar gereksinme duydukları konularda uygulamaya geçerler. Belli bir zaman diliminde ofis otomasyonuna geçen bölümler arasındaki boşluklar tamamlanarak ofis otomasyonuna bütün olarak gerçekleştirilir. Bu strateji ofis otomasyonuna geçme planı olan ancak bu işi merkezi olarak ve hızla yürütmeyi hedeflemeyen kuruluşlar için geçerli olmaktadır.
Ofis Otomasyonu Stratejilerinin Geliştirilmesi ve Yürütülmesi
Ofis otomasyonu stratejilerinin geliştirilmesi ve yürütülmesi çalışmalarının bir ekip tarafından yürütülmesi gerekir.(2) Stratejilerin oluşturulması, standartların belirlenmesi, ve yönetimi, kullanıcıların isteyeceği yazılıra ve donanımların incelenmesi çeşitli birimlerden (elektronik postacılık, Ajanda, Tanıtım ve eğitim, Bilgi işlem merkezi, veri tabanı yönetim birimleri) gelen "bilgilerin değerlendirilmesi bu ekip tarafından yürütülmelidir.
Kurulan ekip yönetiminin başarılı bir strateji oluşturması için bir dizi koşullar gerekiyor. Sistemin başarı ile yürütülmesinde üç önemli öğeye (insan, yazılım, donanım) ağırlık verilmesi şarttır.
Bu konuda görevli ekip yönetimi kullanıcılarla iletişim kurulmalı, var olan sistemin zayıflıkları, konuların kapsamı açıklığa kavuşturulmalıdır. Bilişim sistemindeki düşünülen yenileşmenin personelin büyük çoğunluğunu ilgilendireceğinden kullanıcılar ile tek tek görüşülerek onlara iletişim kolaylığı getirecek açık sistemli büro otomasyonunun getirileri anlatılmalıdır.
Büro otomasyonun yerleştiriminde sistem yaklaşımı tekniğinden yararlanılabilir. (3)
Sistem yaklaşımı bize sorunların çözümünde sistematik bir metod sağlamaktadır.
- Ofis otomasyonu stratejinin formüle edilmesi,
- sorunun tanımı ve amaçların belirlenmesi:Veri toplama, örnekleme yoluyla
- Hedeflerin saptanması ve takvimlendirilmesi
- Değerleme ölçütlerinin belirlenmesi.
Problem çözme sistematiğinin önemli bir aşaması olan sistem çözümlemesi genelde yüksek düzeyde zihni çalışmayı gerektirir. Bu nedenle çalışmanın şirketin konu ile ilgili merkezi birimince yapılmasında veya bu konuda danışmanlık hizmetlerinden yararlanılmasında yarar vardır.
II. SİSTEM TASARIMI :
Genel tasarım, üst düzey yöneticilerin hem kendi aralarında hemde orta düzey yöneticiler ile daha yoğun elektronik iletişim kurmalarını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır.
Sistem tasarımı yazılım ve donanımın entegrosyonunu gerektireceğinden tasarımın uzman kuruluşlarca yapılması yerindedir.
Sistem tasarımı aşamaları şu aşamalardan oluşmaktadır.(4)
- Seçeneklerin ortaya konulması
- İhtiyaç ve teklif şartlarının karşılaştırılması
- Çözüm önerilerinin ve gelecekteki ürün geliştirme
- planlarının teknik incelemeye tabi tutulması.
- Büro otomasyonu yönlendirme ve yürütme ekibine de manstrasyon yapılması.
- Seçeneklerin değerlendirilmesi (Kuvvet alanı analizi)
- Seçeneklerden birinin seçilmesi
- Maliyet analizini içeren sistem tasarım raporu.
III SİSTEM YERLEŞTİRİMİ :
Ofis otomasyonuna geçiş ve uygulama stratejileri
Uygulamaya geçiş stratejisinde kısaca 3P olarak bilinen (Prototip, Pilot, Production) unsurların, otomasyonun temel yapı taşları olan 3C (compunting, Communicating, Controlling) ile aşamalı geçişe elverişli bir sistem oluşturulmalıdır.(5)
- İzleme ve değerlendirme: Mekanik büro sisteminin çözümlenmesinde ve elektronik büro sisteminin tasarımında CPM, PERT veya GANTT gibi izleme ve değerlendirme tekniklerinden yararlanılması sistem yerleştirimine hız kazandıracaktır.
Ofis otomasyonuna geçişte genellikle üç aşamalı bir strateji uygulanmaktadır, önce prototip bir örnek üzerinde daha çok göstermeye dayalı sınırlı bir uygulama, ardından kuruluşun bir bölümünde pilot çapta bir deneme ve son olarak kuruluşun tümüne yönelik uygulama ile geçiş yapılmalıdır.
Kaynak:Ofis otomasyonu yerlestirirninde stratejik yaklaşımı ile örnek kuruluş:PILKINGTON BROTHERS PLC. Bilgisayar dergisi.Mart 1992 sh:69
A) PROTOTİP :
Bu isin geliştirilmesinden sorumlu olanların kullanacağı ve deneyeceği bir deneme ortamı oluşturulur. Denemeler sürerken kullanıcıların bilgilendirilmesi, hazırlanması,desteklerinin kazanılmasına çalışılır. Bu aşamada kullanıcıların durumu gözden geçirilerek var olan eksikler tamamlanmaya çalışılır(6)
B) PİLOT :
Ofis otomasyonu destek ekibinde görev alan elemanların kullanacağı örnek (Prototip) sisteminden sınırlı bir kullanıcı kesimine hitap eden pilot bir ofis otomasyonu ortamı oluşturulur.
Ofis otomasyonu ile getirilen olanakların, birbirleriyle sık sık bilgisayar ortamında haberleşme şansı olan bölümler arasında yapılmalıdır.
C) PRODÜKSİYON (UYGULAMAYA GEÇİŞ) :
Ofis otomasyonu sistemlerinin kurulması sırasında hazır paketlerin kullanılması tercih edilmelidir. Kuruluşa ya da donanıma özel yazılımların seçimi bütünleşik bir sistemin oluşturulmasını engellediği biliniyor (7)
Prodüksiyon aşamasında daha önce anlattığımız (Yatay, dikey, rastgele atış) stratejilerden hangisinin kuruluş için uygun olacağını, o kuruluşun kendi özellikleri belirleyecektir.
Sonuç olarak kurulacak sistemin kullanım kolaylığı, uzmanlık gerektirmemesi, kuruluş çapında genel kabul görmesini sağlayacaktır.
GENEL BİR DEĞERLENDİRME
Bilim ve Teknolojideki gelişmenin doğal bir sonucu olan hızlı bilgi akımına, etkileri bakımından gerçek bir devrim gözüyle bakabiliriz.' Doğrusu otomasyonun getirdiği temel değişimin yeni bir toplumsal yapının habercisi olduğu yolundaki değerlendirmelere katılmamak mümkün değil.
Günümüz iş ortamında üretim ortamları birbiriyle çok sıkı ilişki içerisindedir. Üretim ortamlarının gerek fiziksel büyümesi gereksi iş akımının karmaşık bir niteliğe bürünmesi, kuruluşun çeşitli birimleri arasındaki koordinasyonu sağlamada bilgisayarlara önemli görevler yükledi. Bilgi işlem sistemleri sayesinde yöneticiler örgüt etnikleri ile ilgili kapsamlı ve örgütün en son durumuna ilişkin bilgileri hızla alabilmektedir. (8)
Bilgisayarların üretim ortamlarında kullanılışı ilginç bir gelişmeye yol açacaktı. Biraz abartmalı da olsa bilgisayarlar insanların daha önce yaptığı denetim işlevlerini de üstlenmeye başladılar. Alt düzeyde veri işleyen bilgisayarların üst düzeyde karar verme mekanizmasına veri yarattıkları, veri sakladıkları böyle bir denetim sürecinde üst düzey yöneticilerinin işi, stratejik plânlama ve stratejik kararların alınmasıyla sınırlanacaktı. Böylece rutin kararlarla uğraşmak yerine stratejik denetim ve düzenleme kararlarıyla yetinecek ve örgütsel iş akımı ferahlaşacaktır.(9)
Bir kuruluşun etkin bir şekilde rekabet edebilmesi için iki unsur gerekiyor. Düşük maliyet ve kaliteli mal üretimi.(10)
Elektronik bilgisayarlara dayalı otamasyon teknolojisinin getirdiği verimliliğe dayanan üretim düzeni kuruluşların pazarda kalmasını sağlayan faktör oldu. Günümüzün üretim ortamı salt üretimin yapıldığı bir yer değil artık. (11)
Günümüzün üretim ortamı fiziki üretimin yanısıra aynı zamanda ürün taşırımı ve enformasyon teknolojisiyle etkin bir şekilde bütünleştiği bir birlikteliğe ulaştı. Bu sayede maliyetlerde kayda değer bir yükselme olmadan verimlilik artırılabildi.(12)
örneğin: Bilgisayar destekli üretim tasarımına geçilen Japon otomobil sanayiinde 1975'te 120-160 saat olan araç başına emek miktarı 1980'de 95-115 saate indi. ABD'de bilgisayarlarla donatılan Chrysler otomobil şirketinde çizime ayrılan zaman 70 kat azaldı. Alışılmış üretim teknikleriyle 4- ay süren model araba üretimi denemesi işlemi bir güne indi. Böylece verimlilik oranı 9 yılda 4 kat arttı.(13)
Otomasyon teknolojisinin sadece üretim yöntemlerini değil, toplumun ekonomik, ve sosyal yapısında da önemli değişmelere yol açtığı biliniyor.
Otomasyonun söz verdiği yüksek verimin ve yüksek kârın elde edilmesinin ancak büyük sermaye yapılanmalarının ve geniş çaplı üretimin yapıldığı büyük ölçekli işletmelerin işine geldiği söylenmektedir.(14)
Bu savın doğal bir uzantısı küçük ölçekli kuruluşların böyle bir rekabet ortamından olumsuz olarak etkileneceğidir.(15)
Gerçektende üretim teknolojisindeki gelişmeler, ülkeler arasında cereyan eden rekabeti yani azgelişmiş ülkelerin düşük ücret maliyetinden doğan avantajını azaltmaya eğilimindedir.(16)
Örneğin: (3) 1970'lerde honkongta el teknolojisiyle ortaya çıkan üretim maliyetleri ABD'de % 33 iken 1980'de ulaştığı yarı otomatik teknoloji sayesinde honkong'un bu maliyet avantajını % 63'e düşürmüştür. 1983'ten itibaren uygulanan bilgisayara dayalı otomasyon teknolojisi sayesinde ABD'nin üretim maliyetleri iyice azaldığından, honkongtaki üretim maliyeti ile ABD arasındaki fark iyice inerek % 8'lere kadar düşmüştür. Böyle bir gelişme ise bilgisayarları yalnızca basit üretim işlevlerinde atıl olarak kullanan kuruluşların ve ülkelerin üretim paylarının azalacağına dair işaretler vermektedir. (17)
Bir kuruluşta iletişimi, bilgisayar ve otomatik araçlarla sağlayan bilgi akışını denetleyen, bunu gerçekleştirirkende elektronik haberleşme ağları kullanan ofis otomasyonuna sadece büro işlemlerinin mekanize edilmesi biçiminde bakmamak gerekiyor.(18)
Kanımızca önemli olan hususun, insanı ve fiziksel ortamı bir bütünleşik sistem çerçevesinde ele alıp, ona göre sorunlara çözüm getirmek olduğunu düşünüyoruz.
Büro yöneticilerinin sorunlarından biride farklı şirketlerin ürünlerini bütünleştirmek, bilgisayarları, fotokopi makinalarını, telefonları ve diğer tüm araçları tek bir bütün haline getirmektir.(19)
Bu sorunu çözmek için pek çok yazılım firması yalnızca bilgisayarları değil, telefon, fax, fotokopi makinaları gibi diğer ofis donanımlarını bütünleştirecek yazılımlar üretmeye çabalıyor.
Bu konuda ISDN (Integrated Services Digital Network) adı verilen(20) sayısal haberleşmeye dayalı bütünleşik sistemler büyük ufuklar açmışa benziyor. ISDN sayesinde ses, metin, bilgi ve görüntü anında bir yerden bir yere iletilebilecek. Fiber optik teknolojisine dayanan ISDN aracılığıyla çeşitli ofis mekanı araçlarını bütünleşik bir sisteme oturtulması büyük ölçüde kolaylaşacaktır.(21)
Bilgisayarlar, kuruluş içinde ne kadar önemli işlevlere sahip olursa olsun yine ofis otomasyonu sistemlerini kullanan insan oluyor. Bilgisayar kullanıcılarının karşı karşıya olduğu sıkıntı ve yorgunluklar kuruluş içinde ciddi sorunlara yol açabilir. Ve sonuçta sistemin verimliliği düşebilir.
Bilgisayar sistemlerinin çeşitli üniteleriyle uğraşmak durumunda olan insanların çeşitli fiziksel rahatsızlıklarla karşı karşıya oldukları biliniyor. (22)
Bu nedenle ofis otomasyonu yazılımlarında ergonomik unsura da ağırlık verilmesi şarttır.
Ergonomi, kısaca Anatomik, fizyolojik ve psikolojik bilgilerin uygulanmasında insan ile işi ve çevresi ve kullandığı donanım arasındaki ilişkileri inceleyen bilim dalı olarak tanımlanabilir. (23)
Bu nedenle çalışılan masa ortamı,Oturulan mekanın fiziksel özellikleri, büro donanımının, elektrik ve tesisatının personelin performansını artıracak şekilde düzenlenmesine ihtiyaç ortaya çıkmaktadır.(24)
Son olarak, vurgulanması gereken önemli bir hususun altını çizmek isteriz.
Bilgisayarlar yalnızca bir araçtır. Bilgisayar sistemlerinin üretim süreçlerindeki rolünü abartmamak gerekiyor. Sorumluluğun büyük kısmı hala onları icat eden ve kullanan insanlardır.
Yalnızca araç-gereçlerle, makinalarla insanı sistem içerisinde denetlemek güçtür.(25) Otomasyon teknolojisinin vaad ettiği verimlilik düzeyini yakalamak için, denetim işlevlerinde insan unsurunun dışlanmasının önemli sıkıntılara yol açacağının bilinmesinde yarar vardır.
EK:1 TÜRKİYEDE KURULUŞLARDA OFİS OTOMASYONU VE VERİMLİLİK
Sıtkı Gözlü tarafından belirsiz ana kütleden seçilen 200 örnek kuruluş üzerinde yaptığı anket değerlendirmeleri aşağıdadır :
EK: 2 TÜRKÎYEDE KURULUŞLARDA OFİS OTOMASYONU VE VERİMLİLİK
Sıtkı Gözlü tarafından Turkiyede fagaliyet gösteren 200 kuruluş üzerinde yaptığı anket değerlendirmeleri aşağıdadır:
KAYNAKLAR
(1) Kemal Akgün. Ofis otomasyonu,1992. sh: 66.
(2) A.G.M., Kemal Akgün. Ofis otomasyonu
(3) Büro Otomasyonla Yerleştiriminde Stratejik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş. Brothers PLC. Bilgisayar. Mart 92. sh:69.
(4) A.G.M., Büro Otomasyonu yerleştiriminde Statik Yaklaşımı ile örnek Kuruluş
(5) A.G.M., Büro Otomasyonu Yerleştiriminde Statik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş
(6) A.G.M.,Kemal Akgün. 1992. sh:65 - 68
(7) A.G.M., Ofis otomasyonu yerleştiriminde stratejik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş
(8) Savaş Özatalay. Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar. Bilişim. 1976. sayı: 10 Cilt: 5
(9) Tacettin Karaer Kamu yönetiminde bilgisayar kullanımı. Bilgisayar Mayıs 1987- sayı: 73 sh:48.
(10) Necdet Bulut. Kamu kuruluşları ve bilgisayar. AMME idaresi dergisi Eylül 1977 cilt:10 Sayı:3. sn: 56-58.
(11) Muhteşem Kaynak. Otomasyon teknolojisi ve kalkınma. Cumhuriyet Bilim ve Teknik. Sayı:160. 31 Mart 1990. sh: 15.
(12) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sh:15.
(13) Bilgi İşlem Teknolojisinin Geleceğin Toplumuna Vaadleri. Bilgisayar. Temmuz-Ağustos 1982. sh:45.
(14) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990 sh:15. (84-) A.G.M., Savaş özatalay. 1976 sh:
(15) Serdar K.Berksun. Otomasyonun ekonomik ve sosyal problemleri 1st.Ü.İşletme Pak.Dergisi 1973. cilt:2 Sayı:2 sh:242.
(16) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sh:15
(17) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sn:15
(18) A.G.M., Mehmet Baray ve Diğerleri. 1985. sh:25.
(19) Bu Bürolarda Çalışmak Zevk. Bilgisayar. Ocak 1988, sh:15
(20) Haberleşme Şirketleri Yakınlaştıracak. Bilgisayar. Şubat 1990 sh:
(21) Melsa Yıldızdoğan. Endüstriyel otomasyon. Bilişim. Temmuz 1992. sh:
(22) Bilgisayar, Verimlilik ve Ergonomi. Bilgisayar. Aralık 1985. sh:34-36
(23) Büro otomasyonunda Ergonomi. Bilgisayar, haziran 1991. sh:210
(24) Ferda Erdem. Çalışma alanlarının düzenlenmesinde sosyo-ergonomik yaklaşım Bilim ve Teknik, cilt:25 sayı:295. Ekim 1992 sh:40-41
(25) Ahmet İnam. Türkiye günlüğü dergisi, sayı:20 Güz 1992 sh:88
Kayıtlar
0 yorum:
Yorum Gönder