Ofis otomasyonu tanımı ve yararları

Gelenekleri, eski binaları,tarihi kültürleri ve vakur yasam biçimlerini yaşatmak iyi bir şeydir. Fakat teknoloji dünyasında modası geçmiş üretim yöntemlerine eski ürünlere eski pazarlara, yönetim ve çalışanlar arasındaki eski davranış biçimlerine ve değerlerine bağlı kalmak bir intihar reçetesidir.
Sir Lenan Maddock ( * )

( * )Melsa yıldızdogan .Endüstriyel Otomasyon .Şubat 1993 sh

1. Otomasyonun Tanımı
Otomasyon, kabaca programlanmış makina tarafından denetlenebilen işlemlerin insan tarafından yapılan işlerin yerine geçmesi anlamında kullanılıyor.(1)
Otomasyon kelimesi ingilizce: Automation, Fransızca LAutomation olarak yazılır. Eski Yunancada Automos kelimesinden gelmektedir.(2)
A dictionary computers otomasyonu şöyle tanımlamakta "Bir işlemin otomatik olarak tamamlanması ve otomatik cihazlar kullanarak insan elinin katkısını mümkün olduğu kadar minumum ölçüye indirme".
Eski Yunancada "Automotos" kendi kendine harekette bulunan anlamına geliyordu. Çağımızın hızlı teknolojik gelişmeleri ile birlikte otomasyon kelimesi de yeni bir kavram olarak kullanılmaya başlanacaktı. Bu kelimeyi yeni anlamda ilk kullanan kişinin Detroitte Ford motor şirketi yöneticisi D.S. Harder olduğu ileri sürülmektedir.

D.S. Harder, Otomobil imalatında hammaddelerin herhangi bir insanın işe karışması olmaksızın makina operatörleri tarafından işlenmesi ve bir yerden girip diğer bir yerden çıkmasını "Automation" (otomasyon) olarak tanımlamıştı.(3)
 

Otomasyon, teknik anlamda, bilgisayar kullanımının otomatik kontrol sistemlerinin, bilgi aktarma araçlarının ağırlıklı olduğu bir teknolojik gelişme biçimidir(4)

Ancak Teknolojiden daha kapsamlı bir kavramdır.

Otomasyonun temel bileşimi olan elektronik bilgisayarların katkısı sayesinde imalat hattı boyunca üretilen maddeleri, belirli yerlerde gerekli işlem ve kontrol edilerek, o maddenin ürün madde haline gelmesini sağlayacak şekilde çeşitli işlemlerle dizayn çizme, hesaplama yapma, yapılan işlemi kontrol etme, hatalı işlemlerin yeniden geriye döndürülmesi imkanına kavuşuyoruz.(5)

Otomasyon üç genel ilke üzerine kurulmuştur. Hesaplama, bilgi iletimi ve denetim. Otomasyonun makinalaşmaktan ayrıldığı en önemli nokta bilgi yönünden kendi kendisini besleyebilmesidir. Sistem dış kaynaklardan bilgiler alır. Bu aldığı bilgiler ışığında hangi işlere öncelik verilerek yapılması gerektiğini seçer, seçtiği sistemin uygulanması sırasında gerekli kararların alınmasına, denetim süreçlerine imkan verir.

2. Büro Otomasyonu :
Bugünün bürolarında anahtar rolünü "otomasyon" oynuyor. Otomasyon sayesinde iş grupları şebekeleşerek,bilgisayar terminalleri aracılığıyla iş bolümü yaparak verimi artırmayı (6) amaçlamaktadır.

Büro otomasyonu "Büro işlemlerinin etkinliği ve verimi artıracak şekilde bilgisayar destekli " olarak yürütülmesidir.(7)

Xerox corporation basın sözcüsü Daniel Michen'e göre Büro'yu " bir insanın bir projenin belli bir bölümünü gerçekleştirirken bunu bir başkasına ilettiği, o insanında başkalarına gönderdiği ve işlemlerin böyle sürüp gittiği iletişim halindeki iş grubu" olarak tanımlıyor.(8)

Büro otomasyonu terimi ingilizcede "office Automation" "office information systems" , "Integrated office systems" terimleri Fransızcada Bureautigue terimiyle iade ediliyor.(9)

Büro otomasyonu (ofis otomasyonu) bazı akademik çevrelerde "büro bilişimi" olarak kullanılıyor.(10)

Büro otomasyonu, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden geniş ölçüde etkilenmektedir. Bu alandaki gelişmeler veri derleme sistemlerinde önemli katkılar yapmıştır.

Bir başka etkide teknolojik gelişme. Teknolojik gelişme sayesinde bilgisayarlarla diğer büro mekanizmaları arasında bağlantı kurma olanağı doğmaktadır. Elektronik bilgi akışının kolay, ucuz ve hızlı bir şekilde yapılması sayesinde bilgiye ve kişilere daha kolay erişilebilmekte ve daha etkili bir denetime olanak sağlamaktadır.(11)

Ofis otomasyonu sisteminin kullanıcıya yönelik bölümünde çalışma istasyonlarına bağlanmış büro araçları görülür. Çalışma istasyonları bir ağ yardımcısından güç alır. Sisteme daha yakından baktığımızda dağıtımlı veri tabanları ve belge erişimi sistemlerinin bir bütünleşmesi görülür.(12)

Ofis otomasyonu sistemlerinde kullanılan bilgisayar donanımı ise, Bilgisayar, grafik ekran, fare, işaretleyici, disk, disket optik disk, gibi bilgi saklama ortamları, sayfa tarayıcı telefon, Fax, telex, modem kartları gibi donanımlar yer alır.
Ofis otomasyonu sistemlerinin kullanıldığı ortamlar bir ana bilgisayara bağlı terminaller olabilir. Ana bilgisayarlarda birbiri ile bağlanarak haberleşme olanakları artırılır. Ancak son zamanlarda 'bilgisayar' ve yerel iletişim ağlarının yaygınlaşması ana sisteme bağlı terminaller yerine bilgisayarları birbirine bağlayarak oluşturulan yerel iletişim ağlarından oluşan sistemlerin yaygınlaştığı söylenmektedir (13)

3. Ofis Otomasyonun Yararları :
Ofis otomasyonu sistemlerinin kullanımıyla aşağıdaki yararlar elde edilmektedir.

• Ofis otomasyonu örgütün gerek sosyal ve gerekse teknik yönlerini tümleştirmeyi amaçlamaktadır.
• Personelin hataları engellenerek kalite arttırılır ve örgütün belli alanlarda uzmanlaşması açısından en iyileme sağlar.
• Projelerin gerçekleştirim süresi kısaldığından üretim masrafları azalır, ofis verimliliği artar.
• Çeşitli örgütsel birimler arasında hızlı iletime elverişli olması yöneticilere etkin, hızlı ve doğru karar almalarına imkan sağlar.
• Bilgi birikimi oluşturma ve aktüel bilgiye hızla ulaşım imkanı sağlar.
• Bilgi ve dosyaların taşınabilirliği artar. Bilgi ve dosyalara zaman ve yerden bağımsız olarak ulaşma imkanı sağlar.
• Daha az ofis alanı işgal edilmiş olur ve kağıtsız bir iş ortamını yaratmak kolaylaşır.
• Emek yoğun işlerin bilgisayar sistemleri tarafından üstlenilmesiyle hem daha esnek ve verimli bir çalışma ortamı sağlanır, hemde insan hatalarının yol açtığı verimlilik kayıpları en aza indirilir.
• Yöneticiler ofis otomasyonu sistemleri aracılığıyla hem kuruluş içi hem de diğer kuruluşlar hakkında sağlıklı değerlendirmeler yapma imkanına kavuşur. Rekabet gücü artar.
• Geleneksel ofis mekanı donanımları (Daktilo, hesap makinası, ajanda, adres ve telefon fihristi, not defteri, tahta vs )na olan ihtiyaç azalır. 

KAYNAKLAR
1-Savaş Özatalay. "Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar", Bilişim. 1976. sayı: 10 Cilt: 5
2-Toygar Akman. "Otomasyon Sistemi". Bilim ve Teknik. 1974. Sayı: 74. sh: 25
3-A.G.M.,Toygar Akman. "Otomasyon Sistemi" sh:25
4-A.G.M.,Savaş Özatalay"Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar" sh:75
5-A.G.M.,TToygar Akman. "Otomasyon Sistemi" sh: 26
6-"Büro Bilgi Sisteminin Gelişimi" Bilgisayar. Mayıs-Haziran 1980
7-Meral Toprak.Mehmet Tanyas-Gülnihal T.Kenanoglu. Muzaffer Soysal,"Bankacılık sektöründe bilgisayar kullanımı "; Ankara,1991, MPM Yayın no:452, sh:55
8-"Bu Bürolarda Çalışmak Zevk". Bilgisayar. Ocak 1988 sh:82
9-Mehmet Baray. Fazlı Can. Asuman Doğaç. "Ofis Otomasyonu Sistemleri". Bilgisayar. Mart 1985. Sayı:47 sh:25
10-Sıtkı Gözlü. "Büro verimliliği ve Otomasyon, ve. Türkiyedeki Uygulamalar." Ank. Kasım 91.,1. Verimlilik Kongresi. Bildiriler MPM Yayın No: 454 sh:235
11-A.G.M Sıtkı Gözlü. 1991. sh:235
12-A.G.M., Mehmet Baray ve Diğerleri. 1985. sh:13
13-Kemal Akgün. "Ofis Otomasyonu",Bilişim, 1992. sh:65