Kuruluşlarda bilgisayar sistemi alım süreci

 

Bir kuruluşun bilgisayarlaşma süreci, kullanıcının gereksinimlerini karşılayacak en uygun bilgisayar sistemini seçmeyi amaçlayan bir dizi adımdan oluşur.

Olaylar, veri işleme sisteminin hammaddesidir. Bu sistemin amacı verileri kullanılmaya hazır dökümanlar haline getirmek ve böylece yönetime yararlı bilgiler hazırlamaktır. Olaylar sonucunda hazırlanan dökümanlar işletmeciliğin ilk devrelerinden bu yana işletmeler arası haberleşmede kullanılmış ve birçok kayıt sistemine de esas teşkil etmiştir.(1)
Veri toplama süreci sanayi devrimiyle birlikte verilerin hacim olarak büyümesi ve karar süreçlerinde doğruluk kadar hızında önem kazanması çeşitli ölçeklerdeki yönetsel örgütlerde bilgisayarların kullanımını zorunlu kılacaktı.(2)

Bilgisayar sisteminin alımı hazırlık süreci (Bilgisayarlaşma Süreci evreleri,Adnan Aksel)

• olurluk raporu
• şartname
• teklifler>ihale bir firmada kalmış.
• Kontrat çalışmaları>Kontrat yapılmıştır.
• Sistem alımı çalışmaları>Sistem sağlanmıştır

1. Hazırlık Çalışmaları (Fizibilite) :
Burada, kuruluşun bilgi işlem ihtiyacı tespit edilir. Fizibilite aşamasında şu hususlara dikkat edilir.(3)

• Kuruluşun mevcut işlemlerin kısa, orta, uzun dönemli amaçların hedeflerin analizi.
• Bilgisayarlaşma sürecinde maliyet-yarar ilişkisinin belirlenmesi.
• Bilgisayar kuruluşun çıktı kapasitesini artıracak mıdır?
• Bilgisayar sisteminin kuruluş personeli üzerindeki etkisinin tespiti
• Mevcut enformasyon sisteminin zayıf ve yetersiz yönlerinin tespiti.
• Bilgisayarı kullanacak kişilerin eğitimin maliyetinin tespiti.
• Mevcut enformasyon sisteminin nitelikleri.
• Kuruluşun özel gereksinmeleri nelerdir?
• Bilgisayar satın alma ya da kiralama ya da diğer olma yöntemlerinin maliyet fayda analizi.
• Kuruluşun istenilen ve Önerilen bilgi akışının belirlenmesi .

Yukardaki sorular ve hususların çerçevesinde sistemin donanım ve yazılım ihtiyaçlarının kantitatif ve somut bir ortaya konarak bir teknik şartname hazırlanır.(4)
2. Bilgisayar Sistemlerinin Alımı
2.1. Satıcı Firmalardan Teklif Alınması ;
Hazırlanan teknik şartname uyarınca bir bilgisayar sisteminde bulunması istenilen özellikler beş grupta toplanabilir. (5)
a) Donanımın Nitelikleri:

• Terminal özellikleri: Merkezi işlem birimi sözcük uzunluğu, Merkezi bellek büyüklüğü, istenilen terminal adedi, 
•  Disk özellikleri (istenilen disk kapasitesi)
• Manyetik Teyp ve yazıcının özellikleri: Manyetik teyp istenip istenmeyeceği, satır yazıcıların özellikleri, istenilen diğer çevre birimlerinin nitelikleri, optik okuyucunun özellikleri.

b) Sistem Yazılım özellikleri :
Sistem yazılımı, işletim sistemi, veri tabanı sistemi gibi bilgisayar sisteminin işletilmesine ve uygulanan programların geliştirilmesine yardımcı olacak hazır program paketleridir.

• çok iş düzeninde çalışma yeteneği.
• Veri tabanı yönetim sisteminin niteliği.
• Otomatik düzeltme olanağı olup olmadığı .
• Yüksek düzeyli diller ve derleyicileri: hangi diller seçilecek?, derleyicilerin verimi, hatta mesajı adedi ve açıklığı.
• Ofis otomasyonu sistemlerinin nitelikleri.

c) Uygulama Yazılımı özellikleri :

• İdari uygulama paketleri (Muhasebe, bordro vb)
• Üretim tesisleri endüstriyel uygulamaları: Bu konuda bilgisayar destekli üretim yönetimi, stok denetimi, üretim planlaması yapan özel yazılımlar vardır. Bu konuda bilgisayarla bütünleşik üretimin (CIM)'ın temelini oluşturan MRP II yazılımı örnek olarak verilebilir.(6)
• Proje yönetimi ve denetimi: CPM, PERT metodlarını yapabilme nitelikleri
• Sektörel uygulama paketleri.

d) Firma Desteği ;

• Eğitim ve bakım destekleri: Donanım ve yazılımla ilgili satın alma veya kiralama ücretleri, her çeşit destek hizmetlerinin ücretleri.
• Sürekli sistem veya uygulama danışmanlığı: Garanti dönemi, garanti dönemi sonrası bakım koşulları.
• Dökümantasyon olanakları.
• Firma hakkında öznel ve genel değerlendirmeler: Satıcı firmanın niteliği, sağladığı profesyonel hizmetlerin kalitesi, uygulama deneyimi.

e) Büyüyebilirlik :
Büyüyebilirlik aslında donanım özelliklerinde belirtilenlerin en üst sınırlarının saptanmasıdır.

• Maximum bellek kapasitesi sınırı .
• Bağlanabilecek en fazla terminal adedi.
• Bağlanabilecek en fazla disk kapasitesi.
• Diğer çevre birimlerinin en üst sınırları.

f) Ortamın Fiziksel Gereksiniminin Tespiti :

• Klima gereksinimi.
• Yüzey gereksinimi
• Özel oda koşulları.
• özel tesisat gereksinimi.

2.2. Tekliflerin değerlendirilmesi :
Satıcı firma teklif yazılarında belirtilen sistemlerin bir önceki maddede belirlediğimiz kriterlere göre bilgi işlem ihtiyacını ne şekilde karşılayabilecekleri değerlendirilir. Değerlendirmede başlıca 3 yöntem uygulanır.(7) .

• Maliyet-etkinlik oranı yöntemi,
• Maliyet değer çözümlemesi yöntemi
• ve Ağırlıklı not yöntemi.

Her yöntemin diğerine oranla üstünlük ve zayıf yanları vardır.
2.3. Sistem Seçimi (8) :
Yukarıda belirttiğimiz değerlendirme yöntemlerine paralel olarak faktör-puan tablosu esası alınarak teknik dökümanlar incelenir, firmalarla görüşmeler yapılır. Puanlama kriterlerine uygun olan öneriyi yapan firmayla kontrat yapılır. Burada Paranın zaman değeri:

• Paranın maliyeti
• Amortisman yöntemi
• Vergiler
• Gümrük şartları
• Teşvik tedbirleri ve bakiye değer faktörleri açısından bir değerlendirmeye tabi tutulur.

Sonuçta en uygun bilgisayar sistemi seçilmiş olur.
3. Kuruluş İçi Düzenlemeler ;
Daha önce anlattığımız safhalar yapılırken bilgisayar sistemlerinin edinme süreci içerisinde yöntemin çeşitli süreçlerinde, birimlerinde gerekli hazırlıklar yapılır. Düzeltmelerde bulunulur.(9)
3.1. Bilgisayar Merkezinin Hazırlanması:

Bilgisayar merkezinin hazırlanması süreci (Bilgisayarlaşma Süreci evreleri,Adnan Aksel)

>Kaynak çalışması

>Tasarım başlamıştır

>Sistem ve personele göre tasarım

>Tasarım bitmiştir

<merkezin hazırlanması

>merkez hazırlanmıştır

• Bilgisayar odasının tasarımı
• Güç kaynağı sistemleri
• Çevre şartlarının düzenlenmesi (Isı, nem, toz, havalandırma, ısıtma)
• Güvenilir ve alarm sistemleri. Bu aşamada satıcı firmalarla işbirliği yapılabilir.

3.2. Bilgisayar Personelinin Temini ;
. Teşvik tedbirlerine dayalı nitelikli elemanların temini .
3.3. Personelin Eğitimi (Hizmet İçi Eğitim) ;

• Nitelikli veya niteliksiz personelin temini.
• Personelin eğitimi, eğitim planlaması.

3.4. Kadro Oluşumları :
Bilgisayar merkezinde çalışacak, sistem analisti, bilgisayar operatörü, yöneticilerin nitelikleri, gereksinim miktarı, her elemanın sorumluluk ve yetkileri.
KAYNAKLAR
(1) ZİYA AKTAŞ. Bilişim, Bilgisayar ve Ulusal Kalkınma Bilgisayar Dergisi. Kasım-Aralık 1980. sh:36.
(2) Necdet Bulut. Kamu kuruluşları ve bilgisayar. AMME idaresi dergisi Eylül 1977 cilt:10 Sayı:3 sh:114.
(3) Melsa Yıldızdoğan. Küçük İşyerleri ve Bilgi İşlem.Bilgisayar, Mayıs 1989.
(4) Meral Toprak.Mehmet Tanyas-Gülnihal T.Kenanoglu. Muzaffer Soysal.Bankacılık sektöründe bilgisayar kullanımı ; Ankara,1991, MPM Yayın no:452 sh 48
(5) Tamer Özsu. Bilgisayar Edinme Süreci ve Kullanılabilecek Yöntemler Bilgisayar. Temmuz-Ağustos. 1983. Sayı: 33 sh 32-39.
(6) özgür Şenel, Üretim Yönetimi. MRP II. Bilgisayar. Mayıs 1990 sh: 116. ve
ZEKİ ÖZTÜRK, Bilgisayarla üretim yönetim sistemi. Bilgisayar Mart-Nisan 1980.
(7) A.G.M., Tamer Özsu. 1983. sh:33-38.
(8) A.G.E., Meral Toprak ve diğerleri. 1991. sh:49.
(9) Adnan Aksel. Bilgisayarlaşma Sürecinin Evreleri. Bilgisayar Dergisi. Temmuz 1984. sh: 42.