Ofis Otomasyonuna Geçişte Uygulama Stratejileri

Ofis otomasyonu sistemlerine geçiş sırasında uygulanması gereken kesin bir strateji belirlemek zordur.İşletmeler kendi durumlarına göre aşağıdaki stratejilerden birini seçebilirler. (1)

Yatay Strateji : Kuruluşun bütün birimlerinde bir seferde tek bir uygulamanın yaygınlaştırılmasıdır.

Dikey  Strateji : Kuruluşun bir bölümünde tüm uygulamalar tamamlandıktan sonra diğer bölüme geçilmesi.

Matriks Strateji : Bir iki uygulama tüm bölümlerde yaygınlaştırıldıktan sonra seçilen bölümlerde tüm uygulamalar dikey olarak yaygınlaştırılır.

Rastgele atış Strateji: Rastgele seçilen bölümlerde rastgele seçilen uygulamaların yaygınlaştırılmasıdır. Bu tercih daha çok genel bir ofis otomasyonu planlamasının olmadığı yerlerde uygulanır. Genellikle kullanıcılar kendi verdikleri kararlarla gereksinme duydukları uygulamalara geçerler.

Yayılmış Strateji : Bu stratejide kullanıcılar gereksinme duydukları konularda uygulamaya geçerler. Belli bir zaman diliminde ofis otomasyonuna geçen bölümler arasındaki boşluklar tamamlanarak ofis otomasyonuna bütün olarak gerçekleştirilir. Bu strateji ofis otomasyonuna geçme planı olan ancak bu işi merkezi olarak ve hızla yürütmeyi hedeflemeyen kuruluşlar için geçerli olmaktadır.

Ofis Otomasyonu Stratejilerinin Geliştirilmesi ve Yürütülmesi 

 Kaynak:Ofis otomasyonu yerleştiriminde stratejik yaklaşımı ile örnek kuruluş: PILKINGTON BROTHERS PLC. Bilgisayar dergisi .Mart 1992 sh:70

  Ofis otomasyonu stratejilerinin geliştirilmesi ve yürütülmesi çalışmalarının bir ekip tarafından yürütülmesi gerekir.(2) Stratejilerin oluşturulması, standartların belirlenmesi, ve yönetimi, kullanıcıların isteyeceği yazılıra ve donanımların incelenmesi çeşitli birimlerden (elektronik postacılık, Ajanda, Tanıtım ve eğitim, Bilgi işlem merkezi, veri tabanı yönetim birimleri) gelen "bilgilerin değerlendirilmesi bu ekip tarafından yürütülmelidir.

Kurulan ekip yönetiminin başarılı bir strateji oluşturması için bir dizi koşullar gerekiyor. Sistemin başarı ile yürütülmesinde üç önemli öğeye (insan, yazılım, donanım) ağırlık verilmesi şarttır.

Bu konuda görevli ekip yönetimi kullanıcılarla iletişim kurulmalı, var olan sistemin zayıflıkları, konuların kapsamı açıklığa kavuşturulmalıdır. Bilişim sistemindeki düşünülen yenileşmenin personelin büyük çoğunluğunu ilgilendireceğinden kullanıcılar ile tek tek görüşülerek onlara iletişim kolaylığı getirecek açık sistemli büro otomasyonunun getirileri anlatılmalıdır.

I.SİSTEM ÇÖZÜMLEMESİ :

Büro otomasyonun yerleştiriminde sistem yaklaşımı tekniğinden yararlanılabilir. (3)

Sistem yaklaşımı bize sorunların çözümünde sistematik bir metod sağlamaktadır.

• Ofis otomasyonu stratejinin formüle edilmesi,  
• sorunun tanımı ve amaçların belirlenmesi:Veri toplama, örnekleme yoluyla
• Hedeflerin saptanması ve takvimlendirilmesi
• Değerleme ölçütlerinin belirlenmesi.

Problem çözme sistematiğinin önemli bir aşaması olan sistem çözümlemesi genelde yüksek düzeyde zihni çalışmayı gerektirir. Bu nedenle çalışmanın şirketin konu ile ilgili merkezi birimince yapılmasında veya bu konuda danışmanlık hizmetlerinden yararlanılmasında yarar vardır.

II. SİSTEM TASARIMI :

Genel tasarım, üst düzey yöneticilerin hem kendi aralarında hemde orta düzey yöneticiler ile daha yoğun elektronik iletişim kurmalarını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır.

Sistem tasarımı yazılım ve donanımın entegrosyonunu gerektireceğinden tasarımın uzman kuruluşlarca yapılması yerindedir.

Sistem tasarımı aşamaları şu aşamalardan oluşmaktadır.(4)

• Seçeneklerin ortaya konulması
• İhtiyaç ve teklif şartlarının karşılaştırılması
• Çözüm önerilerinin ve gelecekteki ürün geliştirme
• planlarının teknik incelemeye tabi tutulması.
• Büro otomasyonu yönlendirme ve yürütme ekibine de manstrasyon yapılması.
• Seçeneklerin değerlendirilmesi (Kuvvet alanı analizi)
• Seçeneklerden birinin seçilmesi
• Maliyet analizini içeren sistem tasarım raporu.

III SİSTEM YERLEŞTİRİMİ :

Ofis otomasyonuna geçiş ve uygulama stratejileri

Uygulamaya geçiş stratejisinde kısaca 3P olarak bilinen (Prototip, Pilot, Production) unsurların, otomasyonun temel yapı taşları olan 3C (compunting, Communicating, Controlling) ile aşamalı geçişe elverişli bir sistem oluşturulmalıdır.(5)

- İzleme ve değerlendirme: Mekanik büro sisteminin çözümlenmesinde ve elektronik büro sisteminin tasarımında CPM, PERT veya GANTT gibi izleme ve değerlendirme tekniklerinden yararlanılması sistem yerleştirimine hız kazandıracaktır.

Ofis otomasyonuna geçişte genellikle üç aşamalı bir strateji uygulanmaktadır, önce prototip bir örnek üzerinde daha çok göstermeye dayalı sınırlı bir uygulama, ardından kuruluşun bir bölümünde pilot çapta bir deneme ve son olarak kuruluşun tümüne yönelik uygulama ile geçiş yapılmalıdır.

Kaynak:Ofis otomasyonu yerlestirirninde stratejik yaklaşımı ile örnek kuruluş:PILKINGTON BROTHERS PLC. Bilgisayar dergisi.Mart 1992 sh:69

A) PROTOTİP :

Bu isin geliştirilmesinden sorumlu olanların kullanacağı ve deneyeceği bir deneme ortamı oluşturulur. Denemeler sürerken kullanıcıların bilgilendirilmesi, hazırlanması,desteklerinin kazanılmasına çalışılır. Bu aşamada kullanıcıların durumu gözden geçirilerek var olan eksikler tamamlanmaya çalışılır(6)

B) PİLOT :

Ofis otomasyonu destek ekibinde görev alan elemanların kullanacağı örnek (Prototip) sisteminden sınırlı bir kullanıcı kesimine hitap eden pilot bir ofis otomasyonu ortamı oluşturulur.

Ofis otomasyonu ile getirilen olanakların, birbirleriyle sık sık bilgisayar ortamında haberleşme şansı olan bölümler arasında yapılmalıdır.

C) PRODÜKSİYON (UYGULAMAYA GEÇİŞ) :

Ofis otomasyonu sistemlerinin kurulması sırasında hazır paketlerin kullanılması tercih edilmelidir. Kuruluşa ya da donanıma özel yazılımların seçimi bütünleşik bir sistemin oluşturulmasını engellediği biliniyor (7)

Prodüksiyon aşamasında daha önce anlattığımız (Yatay, dikey, rastgele atış) stratejilerden hangisinin kuruluş için uygun olacağını, o kuruluşun kendi özellikleri belirleyecektir.

Sonuç olarak kurulacak sistemin kullanım kolaylığı, uzmanlık gerektirmemesi, kuruluş çapında genel kabul görmesini sağlayacaktır.

GENEL BİR DEĞERLENDİRME

Bilim ve Teknolojideki gelişmenin doğal bir sonucu olan hızlı bilgi akımına, etkileri bakımından gerçek bir devrim gözüyle bakabiliriz.' Doğrusu otomasyonun getirdiği temel değişimin yeni bir toplumsal yapının habercisi olduğu yolundaki değerlendirmelere katılmamak mümkün değil.

Günümüz iş ortamında üretim ortamları birbiriyle çok sıkı ilişki içerisindedir. Üretim ortamlarının gerek fiziksel büyümesi gereksi iş akımının karmaşık bir niteliğe bürünmesi, kuruluşun çeşitli birimleri arasındaki koordinasyonu sağlamada bilgisayarlara önemli görevler yükledi. Bilgi işlem sistemleri sayesinde yöneticiler örgüt etnikleri ile ilgili kapsamlı ve örgütün en son durumuna ilişkin bilgileri hızla alabilmektedir. (8)

Bilgisayarların üretim ortamlarında kullanılışı ilginç bir gelişmeye yol açacaktı. Biraz abartmalı da olsa bilgisayarlar insanların daha önce yaptığı denetim işlevlerini de üstlenmeye başladılar. Alt düzeyde veri işleyen bilgisayarların üst düzeyde karar verme mekanizmasına veri yarattıkları, veri sakladıkları böyle bir denetim sürecinde üst düzey yöneticilerinin işi, stratejik plânlama ve stratejik kararların alınmasıyla sınırlanacaktı. Böylece rutin kararlarla uğraşmak yerine stratejik denetim ve düzenleme kararlarıyla yetinecek ve örgütsel iş akımı ferahlaşacaktır.(9)

Bir kuruluşun etkin bir şekilde rekabet edebilmesi için iki unsur gerekiyor. Düşük maliyet ve kaliteli mal üretimi.(10)

Elektronik bilgisayarlara dayalı otamasyon teknolojisinin getirdiği verimliliğe dayanan üretim düzeni kuruluşların pazarda kalmasını sağlayan faktör oldu. Günümüzün üretim ortamı salt üretimin yapıldığı bir yer değil artık. (11)

Günümüzün üretim ortamı fiziki üretimin yanısıra aynı zamanda ürün taşırımı ve enformasyon teknolojisiyle etkin bir şekilde bütünleştiği bir birlikteliğe ulaştı. Bu sayede maliyetlerde kayda değer bir yükselme olmadan verimlilik artırılabildi.(12)

örneğin: Bilgisayar destekli üretim tasarımına geçilen Japon otomobil sanayiinde 1975'te 120-160 saat olan araç başına emek miktarı 1980'de 95-115 saate indi. ABD'de bilgisayarlarla donatılan Chrysler otomobil şirketinde çizime ayrılan zaman 70 kat azaldı. Alışılmış üretim teknikleriyle 4- ay süren model araba üretimi denemesi işlemi bir güne indi. Böylece verimlilik oranı 9 yılda 4 kat arttı.(13)

Otomasyon teknolojisinin sadece üretim yöntemlerini değil, toplumun ekonomik, ve sosyal yapısında da önemli değişmelere yol açtığı biliniyor.

Otomasyonun söz verdiği yüksek verimin ve yüksek kârın elde edilmesinin ancak büyük sermaye yapılanmalarının ve geniş çaplı üretimin yapıldığı büyük ölçekli işletmelerin işine geldiği söylenmektedir.(14)

Bu savın doğal bir uzantısı küçük ölçekli kuruluşların böyle bir rekabet ortamından olumsuz olarak etkileneceğidir.(15)

Gerçektende üretim teknolojisindeki gelişmeler, ülkeler arasında cereyan eden rekabeti yani azgelişmiş ülkelerin düşük ücret maliyetinden doğan avantajını azaltmaya eğilimindedir.(16)

Örneğin: (3) 1970'lerde honkongta el teknolojisiyle ortaya çıkan üretim maliyetleri ABD'de % 33 iken 1980'de ulaştığı yarı otomatik teknoloji sayesinde honkong'un bu maliyet avantajını % 63'e düşürmüştür. 1983'ten itibaren uygulanan bilgisayara dayalı otomasyon teknolojisi sayesinde ABD'nin üretim maliyetleri iyice azaldığından, honkongtaki üretim maliyeti ile ABD arasındaki fark iyice inerek % 8'lere kadar düşmüştür. Böyle bir gelişme ise bilgisayarları yalnızca basit üretim işlevlerinde atıl olarak kullanan kuruluşların ve ülkelerin üretim paylarının azalacağına dair işaretler vermektedir. (17)

Bir kuruluşta iletişimi, bilgisayar ve otomatik araçlarla sağlayan bilgi akışını denetleyen, bunu gerçekleştirirkende elektronik haberleşme ağları kullanan ofis otomasyonuna sadece büro işlemlerinin mekanize edilmesi biçiminde bakmamak gerekiyor.(18)

Kanımızca önemli olan hususun, insanı ve fiziksel ortamı bir bütünleşik sistem çerçevesinde ele alıp, ona göre sorunlara çözüm getirmek olduğunu düşünüyoruz.

Büro yöneticilerinin sorunlarından biride farklı şirketlerin ürünlerini bütünleştirmek, bilgisayarları, fotokopi makinalarını, telefonları ve diğer tüm araçları tek bir bütün haline getirmektir.(19)

Bu sorunu çözmek için pek çok yazılım firması yalnızca bilgisayarları değil, telefon, fax, fotokopi makinaları gibi diğer ofis donanımlarını bütünleştirecek yazılımlar üretmeye çabalıyor.

Bu konuda ISDN (Integrated Services Digital Network) adı verilen(20) sayısal haberleşmeye dayalı bütünleşik sistemler büyük ufuklar açmışa benziyor. ISDN sayesinde ses, metin, bilgi ve görüntü anında bir yerden bir yere iletilebilecek. Fiber optik teknolojisine dayanan ISDN aracılığıyla çeşitli ofis mekanı araçlarını bütünleşik bir sisteme oturtulması büyük ölçüde kolaylaşacaktır.(21)

Bilgisayarlar, kuruluş içinde ne kadar önemli işlevlere sahip olursa olsun yine ofis otomasyonu sistemlerini kullanan insan oluyor. Bilgisayar kullanıcılarının karşı karşıya olduğu sıkıntı ve yorgunluklar kuruluş içinde ciddi sorunlara yol açabilir. Ve sonuçta sistemin verimliliği düşebilir.

Bilgisayar sistemlerinin çeşitli üniteleriyle uğraşmak durumunda olan insanların çeşitli fiziksel rahatsızlıklarla karşı karşıya oldukları biliniyor. (22)

Bu nedenle ofis otomasyonu yazılımlarında ergonomik unsura da ağırlık verilmesi şarttır.

Ergonomi, kısaca Anatomik, fizyolojik ve psikolojik bilgilerin uygulanmasında insan ile işi ve çevresi ve kullandığı donanım arasındaki ilişkileri inceleyen bilim dalı olarak tanımlanabilir. (23)

Bu nedenle çalışılan masa ortamı,Oturulan mekanın fiziksel özellikleri, büro donanımının, elektrik ve tesisatının personelin performansını artıracak şekilde düzenlenmesine ihtiyaç ortaya çıkmaktadır.(24)

Son olarak, vurgulanması gereken önemli bir hususun altını çizmek isteriz.

Bilgisayarlar yalnızca bir araçtır. Bilgisayar sistemlerinin üretim süreçlerindeki rolünü abartmamak gerekiyor. Sorumluluğun büyük kısmı hala onları icat eden ve kullanan insanlardır.

Yalnızca araç-gereçlerle, makinalarla insanı sistem içerisinde denetlemek güçtür.(25) Otomasyon teknolojisinin vaad ettiği verimlilik düzeyini yakalamak için, denetim işlevlerinde insan unsurunun dışlanmasının önemli sıkıntılara yol açacağının bilinmesinde yarar vardır.
EK:1 TÜRKİYEDE KURULUŞLARDA OFİS OTOMASYONU VE VERİMLİLİK
Sıtkı Gözlü tarafından belirsiz ana kütleden seçilen 200 örnek kuruluş üzerinde yaptığı anket değerlendirmeleri  aşağıdadır :

EK: 2 TÜRKÎYEDE KURULUŞLARDA OFİS OTOMASYONU VE VERİMLİLİK
 Sıtkı Gözlü tarafından Turkiyede fagaliyet gösteren 200 kuruluş  üzerinde yaptığı anket değerlendirmeleri aşağıdadır:
 

  

KAYNAKLAR

(1) Kemal Akgün. Ofis otomasyonu,1992. sh: 66.
(2) A.G.M., Kemal Akgün. Ofis otomasyonu
(3) Büro Otomasyonla Yerleştiriminde Stratejik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş. Brothers PLC. Bilgisayar. Mart 92. sh:69.
(4) A.G.M., Büro Otomasyonu yerleştiriminde Statik Yaklaşımı ile örnek Kuruluş
(5) A.G.M., Büro Otomasyonu Yerleştiriminde Statik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş
(6) A.G.M.,Kemal Akgün. 1992. sh:65 - 68
(7) A.G.M., Ofis otomasyonu yerleştiriminde stratejik Yaklaşımı ile Örnek Kuruluş
(8) Savaş Özatalay. Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar. Bilişim. 1976. sayı: 10 Cilt: 5
(9) Tacettin Karaer Kamu yönetiminde bilgisayar kullanımı. Bilgisayar Mayıs 1987- sayı: 73 sh:48.
(10) Necdet Bulut. Kamu kuruluşları ve bilgisayar. AMME idaresi dergisi Eylül 1977 cilt:10 Sayı:3.  sn: 56-58.
(11) Muhteşem Kaynak. Otomasyon teknolojisi ve kalkınma. Cumhuriyet Bilim ve Teknik. Sayı:160. 31 Mart 1990. sh: 15.
(12) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sh:15.
(13) Bilgi İşlem Teknolojisinin Geleceğin Toplumuna Vaadleri. Bilgisayar. Temmuz-Ağustos 1982. sh:45.
(14) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990 sh:15. (84-) A.G.M., Savaş özatalay. 1976 sh:
(15) Serdar K.Berksun. Otomasyonun ekonomik ve sosyal problemleri 1st.Ü.İşletme Pak.Dergisi 1973. cilt:2 Sayı:2 sh:242.
(16) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sh:15
(17) A.G.M., Muhteşem Kaynak. 1990. sn:15
(18) A.G.M., Mehmet Baray ve Diğerleri. 1985. sh:25.
(19) Bu Bürolarda Çalışmak Zevk. Bilgisayar.  Ocak 1988,  sh:15
(20) Haberleşme Şirketleri Yakınlaştıracak. Bilgisayar. Şubat 1990 sh:
(21) Melsa Yıldızdoğan. Endüstriyel otomasyon. Bilişim. Temmuz 1992. sh:
(22) Bilgisayar, Verimlilik ve Ergonomi. Bilgisayar. Aralık 1985. sh:34-36
(23) Büro otomasyonunda Ergonomi. Bilgisayar, haziran 1991. sh:210
(24) Ferda Erdem. Çalışma alanlarının düzenlenmesinde sosyo-ergonomik yaklaşım Bilim ve Teknik, cilt:25 sayı:295. Ekim 1992 sh:40-41
(25) Ahmet İnam. Türkiye günlüğü dergisi, sayı:20 Güz 1992 sh:88

Devamı

Ofis Otomasyonu Sistemleri

 

Bir ofis otomasyonu şu alt sistemlerden oluşmaktadır. (1 ve 2)

1. Veri tabanı yönetim ve belge erişimi sistemleri
2. Metin düzenleme sistemi
3. Ajanda
4. Elektronik haberleşme sistemi
5. Grafik sistemleri
6. Elektronik tablo işleme programları (Elektronik yazı tahtası)
7. Karar destek sistemleri

Bir kuruluş yukarıda belirtilen alt sistemleri bütünleşik bir sistem içinde kullanabilirse ofis otomasyonu sisteminden beklenen yarar olacaktır. Bunun sağlanması için bu alt sistemlerin şu koşulları sağlaması gerekiyor. (3)

• Kullanım kolaylığı
• Fax ve telex gibi haberleşme araçlarıyla bağlantı özelliği
• Yazılımların kolay geliştirilebilirliği
• Esneklik
• Kullanıcı tarafından tanımlanabilirlik
• Grafik iletişim kolaylığı.

1.Veri tabanı yönetim sistemleri

Veri tabanı yönetim sistemleri, veri tabanına erişimleri denetim altında tutmak ve kullanıcılara veri tabanının mantıksal görünümünü sağlayarak, onları veri depolama ve işleme ayrıntılarından kurtarmak amacı ile geliştirilmiş yazılım ve donanım sistemleri olarak tanımlanabilir.(4) 

Veri tabanı: Bir konuda tam ve tekrar etmeyen bilgiler toplamının saklanmasıdır.(5)

Veri tabanı yönetim bilişim sistemlerinde olduğu gibi verinin kullanılma şekli ile ilgili olmayıp tamamıyla verinin depolanması, organizasyonu ve işleme alınma şekli ile ilgilidir.(6)

Veri tabanı yönetim sisteminin yararları şu şekilde sıralanabilir.
-Veritabanı yönetim sistemi yazı tahtasında bulunan verileri bir kayıt olarak kabul eder. Tablonun her sütunun kayıtları bir alan olarak değerlendirilir. Seçilen sütuna göre arama, sıralama işlemleri yapma. Yeni sütunlar ekleme, ayrıca sütunlar arasındaki ilişkilere göre kayıtlar seçilebilir.(7)
-Veri tabanı yönetim sayesinde aynı verinin ayrı ayrı yerlerde depolanmasını önleyerek, bu verinin hem güncel hem de güvenli bir şekilde tutulmasını sağlar. Böylece bellek yönünden tasarruf sağlar. Ayrıca Veri tabanı dizaynında değişikler, Index kullanarak dosya sıralama form hazırlama, raporlama, istatistiki analiz,grafik yazılımı gibi yeteneklere de sahiptir.(8)
-Veri tabanı sayesinde, üst yöneticilerin astlara olan direkt bağının sadece raporlar şeklinde yahut özet bilgi ile yetinmeyip, ellerinde bulunan bilgilere ilişkin istatistiki analizlere gerek duyduklarında yararlı olmaktadır. (9)

Piyasada çeşitli veri tabanı programları bulmak mümkün. Başlıcaları Macintosh'un 4 th dimension ve Win File programlarıdır. D Base, küçük ya da büyük ölçekli işletmelerin her türlü hesaplarını organize edebilecek örnek bir veri tabanı yönetim programıdır.(10)

2.Belge erişim sistemleri

 Belge erişim sistemi, Bilgisayar yardımıyla belgeleri endexleyip konularına göre kümelendiren, manyetik disk ortamında saklayıp, iletişim bağlantılarını oluşturarak kullanıcı tarafından bir bilgisayar terminalinden verilen sorular üzerine, belirtilen istek doğrultusunda araştıran sistem olarak tanımlanabilir. (11)

Bir belge erişim sisteminin birimleri şunlardır.

a) İndeksleme birimi

Belgeler topluluğunun içinde tanımlamada kullanılabilecek terimleri saptır ve belgelerin sistem için tanımını bu sözcükleri kullanarak yapar, örneğin: Eğer belgeler topluluğu beş terimle tanımlanmışsa ve birinci belgede 1. 3. ve 4. terimler kullanılıyorsa bu belgeye karşılık gelen vektör ya sıfır (0) ya da bir (1) şeklinde (yani terimin belgede geçtiği ya da geçmediğini) ifade edilir. Bu yaklaşımda her terimin geçtiği belgedeki önemine ve belge toplamındaki önerime göre ağırlıkla belge tanım vektöründe yer alır.

b) Kelime haznesi

Belgelerin indexlenmesinde kullanılacak terimler topluluğudur.

c) Belgeleri kümelendirme birimi

Burada bir sorgu karşılığını bulmak için sistemdeki tüm belgeler yerine sorguyla ilgili olabilecek küme seçilir ve yalnızca küme üyeleri sorguyla ilgili olup olmadığı konusunda incelemeden geçirilir.

d) Ulaşım yollarını (iletişim) hazırlama birimi

Manyetik disk ortamında kümelendirme sonuçlarını tutmak ve onlara ulaşmak için gerekli bilgi yapıları bu birimce oluşturulur.

e) Sorgu mükemmelleştirme birimi
Kullanıcının isteğine uygun olarak belgelerin içeriğini değiştirerek sorguyu yeniden düzenler. Bu anlamda mükemmelleştirilmiş olan sorgu sisteme bir kez daha verilerek daha önceden erişilmemiş isteğe uygun belgelere ulaşılmaya çalışılır. Bu işlemi pek çok kez tekrar etmek olasıdır.

f) Sorgu çözümleme ve belge erişim birimi

Çeşitli türde hazırlanabilecek sorguları çözümleyerek, hazırlanan belge kümeleri aracılığıyla kısa sürede istenilen belgelere ulaşır ve bulunan belgelerle ilgili kullanıcıya iletir.

3.Metin düzenleme sistemleri
Sözcük - işlem yazılımları ile her türlü basılı form, kitap,-E-dergi basılı yazı, rapor, belge hazırlanabilir. Yazı sırasında tüm düzeltmeleri yapmak, sayfa düzeni, yazı biçimi, sözcük,yazım, ve imla hatalarının bulunması kolaylaşır.(12)

Sözcük- işlem ve grafik yazılımların sunduğu olanakların birlikte kullanılmasıyla her tür yazı, rapor, belge, basılı form, kitap dergi, broşür hazırlamaya yarayan son derece esnek masa üstü matbaa görevi yapar. Yazım sırasında metin üzerinde istenilen değişikler yapabilmekte, iş mektupları yazılmakta, fatura düzenleme ve postalama işlemi yapılabilmektedir. (13)

Bilgisayar yardımlı yayın sistemi sayesinde aşağıdaki yararlar elde ediliyor.(14)

-Bilgisayar yardımlı yayın sistemi üretim süreci içerisinde projelerin bir masadan diğerine geçmesini önlemekte, yayıncılıkta başkalarına olan bağımlılığı azaltmakta, bunun yerine bütünleşik bir üretim sisteminin oluşturulmasına imkan veriyor.

-Böylece ürün geliştirme süreci kısaldığından projenin hazır hale gelme süreci büyük ölçüde azaltılmış olduğundan maliyetten tasarruf sağlıyor. Düzeltme evrelerinde daha az sayıda kişi çalışacağından yemi hataların oluşması tehlikesi ortadan kalkıyor.

-Aynı anda birçok projenin zamanında yetişememesi sorunu olmaksızın yürütülebilmesine imkan veriyor.

-Önemli ölçüde zaman kaybına ve hatalara yol açan revizyon ve onayların kısa sürede gerçekleşmesine imkan veriyor.

-Bilgisayar yardımlı yayın sistemleri küçük işyerlerindeki, büyük yayın evleri, basın ajansları, grafik büroları, reklam büroları gibi küçük ya da büyük ölçekli pek çok kuruluşta uygulama imkanına sahip.

Microsoft'un bu alana ilişkin olarak Microsoft word, win, text,win view, word star masaüstü programları bulunmaktadır.

4-Ajanda (Adres, Telefon Rehberi, Hesap Makinası):(15)

Bu kullanışlı takvimde her gün için ilerde meydana gelebilecek önemli hususları notlamak mümkün. Randevular, toplantılar işaretlenerek belli aralıklarla sesli ya da, görüntülü olarak uyarı alınabilir. Gün içerisinde yapılacak işlemleri önem sırasına göre işaretleme ve yapılmayan işleri ertesi güne aktarma olanağı sağlanır.

Ofis otomasyonu ortamındaki kullanıcı grupları kişi ve kuruluşların adres, telefon bilgileri bilgisayar ortamına girmesine ve istenildiği zaman kolayca ulaşma, etikete dökme, bilgisayar ortamından telefon çevirme, adres etiketleri üretme olanağı sağlar.

Hesap makinesi yazılımları ile karmaşık bilimsel hesaplamalara ve istatistiksel değerlere kadar çok çeşitli olanakları bu tür yazılım aracılığıyla gerçekleştirebiliriz.

5-Elektronik Haberleşme sistemleri(Elektronik postacılık)

Bir elektronik posta sisteminin unsurları şunlardır. (16)

- Merkezi ünite

- İletişim üniteleri

- Tüm kullanıcılarda bulunan terminaller şebekesinden oluşuyor.

Elektronik posta sistemi şu şekilde işliyor.

Bürodaki terminalden yazılan mesaj, gereken sinyal posta merkezine gönderildikten sonra merkezi sisteme iletilir.

Elektronik postacılığın katkıları:

- Elektronik postacılık sayesinde kullanıcılar arasında iletim alışverişi yapmak (duyuru, yazışma) mümkündür. Kullanıcılar yerlerinde olmasa bile onların bilgisayar ortamında posta kutularına bırakılır. (17)

Bir mesaj, duyuru, tek bir kişiye gönderileceği gibi bir gruba ya da tüm kullanıcılara, başkalarının okunmasını engellemek için şifreleme, iletim geldiğinde ve gönderilen mesajlar karşı tarafça alındığında görüntülü ve sesli uyarı alma olanakları bulunuyor. (18)

Böylece bilgisayar ortamından ayrılmadan fax ve telex haberleşmesi ve diğer kullanıcılarla dosya alışverişi yapılabilmekte, iletişim ağı aracılığıyla diğer bilgisayar kullanıcılarına ulaşılarak iletişim sağlanır. (19)

- Elektronik postacılık sayesinde bilgisayar ortamında uzun bir mesajın arasında boşluk bırakılarak, araya daha süratli olması gereken bir işlemin girilip tekrar kesilen ilk işleme dönülebilmesi olanağıdır.(20)

- Elektronik postacılık sayesinde posta kutusu diye bir şey kalmayacak. Mesajları bilgisayara aktarıp, sonra bunu telefon kabloları vasıtasıyla istediğiniz herhangi bir posta istasyonuna göndermek mümkün. Mesaj . burada otomatik yazıcı ile yazıya dökülecek ya da doğrudan doğruya elektronik formdan alıcısına ulaşacak.(21)

Elektronik postanın kullanıcıları, iş hayatında sürat ve düzen isteyen bürolar, turizm şirketleri, oteller, reklam büroları ve işlerin özelliği nedeniyle bu tür bir haberleşme sistemine ihtiyaç duyan kuruluşlardır(22)

6- Elektronik Tablo İşleme Programları :

Bu programlar, sayesinde kullanıcı, paragrafların, başlıkların, grafiklerin çerçevelenmesine, tablo oluşturmasına ve bu tablo üzerinde istenilen değişikliği yapabilen programlardır. Kullanıcı elektronik tablolama programını bilgisayarın ana belleğine yükleyip çalıştırdıktan sonra tablo üzerinde istenilen sayısal ya da mantıksal metinler yerleştirebilir. Elektronik tablolama programları aracılığıyla tablo üzerinde kopyalama yapma, yer değiştirme, silme, isimlendirme gibi bir dizi işlem yapılabilir.

Bu alanda Lotus 1-2-3, microsoft word, excel, compass,Quattro Pro önemli tablo işleme programlarıdır.

LOTUS 1-2-3.

Bir elektronik yazı tahtası ve bu yazı tahtası üzerine kurulmuş veri tabanı yönetim sistemi ve çeşitli yardımcı programların katkısıyla çok çeşitli türde grafik çizmeye olanak sağlayan bir programdır.(23)

Bu programlar sayesinde birden çok sayıda tablo açmak, tablodan birinde olan bir bilgiyi diğerinde kullanmak, ayrı ayrı açılan tabloları ayrı ayrı ekrana getirip incelemek ve bunlardan veri girişi yapmak mümkündür. Tablolar arasında formüller kullanılarak ilişki kurulabilir. Ya da farklı tablolar arasında aktarmalar yapılabilir.

Lotus 1-2-3 sisteminin diğer elektronik tablo işleme programlarına olan üstünlüğü, kısıtlıda olsa veri tabanı işlemlerinin yapılması ve grafik imkanlarının bulunmasıdır. Kullanıcı istediği işlemleri bir alt sistemden başka bir alt sisteme geçerek gerçekleştirilir.

Lotus 1-2-3 sisteminde kullanıcı üzerinde işlem yapacağı veri ve bilgileri ekrandan çıkan boş yazı tahtasına istediği biçimde yazar. Sonra yarattığı çizelgenin sütunları arasındaki ilişkileri aritmetik ve mantıksal işlevlerle belirtebilir. Böylece elindeki bilgilerde üretilmesi istenen sonuçları yine bir sütun olarak elde edebilir.

Bilgilerin girilmesi, kaydırılması ve kümelenmesi için gerekli işlemlerde tanımlanmıştır. Bütün sistem işlevleri listelenmiş seçenekler biçiminde kullanıcıya sunulur.

Lotus 1-2-3 sisteminin grafik olanakları sayesinde kullanıcılar elektronik yazı tahtasında çeşitli işlemler sonucu elde edilen bilgileri ekranda daha anlaşılabilir ve yorumlanabilir biçimde grafiksel olarak görmelerini sağlar.

MS Excel

Excel bir hesap tablosu (spreadsheet) programıdır.

Excel her türlü veriyi (özellikle sayısal verileri) tablolar ya da listeler halinde tutma ve bu verilerle ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma imkanı sunan bir uygulama programıdır.

Excel ile, verilerle ilgili grafikler çizebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşabilir, sıralayabilir, sorgulayabilirsiniz.

Excel’de veriler,. “ xls ” uzantılı dosyalarda saklanır.

7. Grafik Sistemleri :

Bilgisayar yardımıyla nesnelerin, modellerin, resimlerin bilgisayar ortamında çizimine, tasarlanmasına, depolanmasına, imkan veren bir sistemdir. (24)

Grafik sistemlerden bugün geniş ölçüde yararlanılıyor. Kullanıcılar bu sistem aracılığıyla her tür grafik, desen, amblem, antet, logoyu bilgisayar olanaklarını kullanarak masada hazırlayabilir. Grafik yazılımlarının sağladığı olanaklarla son derece esnek, etkileyici sunuş ve tanıtımlar yapılır. Yine tarayıcıların kullanılmasıyla halihazır grafik ve resimlerle kendi renkleriyle bilgisayar ortamına aktarılarak grafik yazılımın işleyebileceği bilgisayar verileri haline getirilebilir.(25)

Bilgisayar grafikleri bir bakıma görüntü işleme görevini üstlenmektedir. Bu sayede bir fotoğraf üzerindeki istenilen değişiklik bir iz bırakmadan gerçekleştirilebiliyor.(26)

8-KARAR DESTEK SİSTEMLERİ

Ofis otomasyonun alt sistemlerinden biri olan Karar destek sistemini kısaca şu şekilde tanımlayabiliriz:

"Karar verici durumunda olan kişilere yardımcı olabilecek bilgisayarlara dayalı bir sistem"dir.(27)

Karar almak, belirlenmiş amaçlar ve el altındaki bilgilere bağla olarak çeşitli alternatifler arasında bir tercih yapmaktadır.

Bilgisayarların kullanımının yönetime en önemli katkısı "stratejik yönetimsel kararlara sağladığı destektir.

Bir işyerinde yönetsel süreçler içerisinde çeşitli kademelerde problemin niteliğine göre kararlar verilmektedir.

j.L.Moigne karar sürecini aşağıdaki kriterlere göre incelemektedir :




  Kaynak:J.L.Moıgne .LES SYSTEMS DE DECISION DANS LES ORGANIZATIONS SH.74 Kitabından aktaran :M.D.SARR.Karar süreci ve bilişimin katkısı, Cev:Engin Okyay. 1st.U.İsi.Fak.Dergisi. Sayı:2 Cilt :3 sn:242

Ayrıca kararları hiyerarşik kademelerde almış şekillerine göre de bir sınıflandırmaya tabi tutabiliriz.(28)(Bakz:Şekil 2.)




Bir işletmede günlük rutin faaliyeti yürütmek üzere alınan kararlar, programlanmış kararlardır. Neyin nasıl yapılacağı önceden belirlenmiş kurallara dayandırılmış işlemleri kapsar. Bu tip görevler yönetim kademesinin alt düzeyindeki yöneticiler tarafından yürütülür. Bordro, fatura düzenleme gibi basit finansal işlemlerde bilgisayarın rolü büyüktür.

Yapısal olmayan kararlar, yani programlanamayan kararlar, çözümü belli yöntemlere dayanmayan, bir defaya özgü, karmaşık yapılı ve risk unsurunu taşıyan kararlar olmakta.

İşte karar destek sistemleri yapısal varı yapısal kararlar da destek için kullanılmaktadır.(29)


KARAR DESTEK SİSTEMİNİN YAPISI

Kaynak: Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri. Bilişim Temmuz 92 sn:41

A) VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ :

Karar destek sisteminin uygun bir veri tabanına sahip olması gerekiyor. İşletme içi çeşitli birimlerden alınan muhasebe, pazarlama, üretim gibi bilgiler ve işletme dışı bilgiler yani pazar durumu, rakiplerin durumlarına ilişkin bilgiler, ekonomik göstergeler sistemin veri tabanını oluşturacaktır (30)

B) MODEL TABANI :

En basit olarak model, gerçek olayların küçük bir temsilidir. Bir sistemin ya da sürecin temsilcisi olarak tanımlanabilen model, ilgi amacına etki eden sistemin elemanlarını birleştirir. Model sistemin tam bir kopyası değildir.(31)

Modelleme sayesinde yönetim süreçlerinde karşılıklı ilişkileri, çevrede meydana gelen sorunları anlamamız kolaylaşıyor. Böylece Yönetici bilgisayar sisteminin olanaklarına kendi bilgi ve deneyimini de katarak karar alabilecektir.

Karar destek sistemlerinin önemli bir bölümünü oluşturan "Model tabanı" destek verdikleri yönetim düzeyine göre stratejik taktik, ya da işletimsel özelliğe sahip olabildiği gibi model blokları ve alt yordamlarımda içerir.(32)

C) MODEL DİZİNİ :

Model tabanı için bir katalog görevi yapar.

D) MODEL KOMUT İŞLEMCİSİ :

Model tabanı ve kullanıcı ara birimi arasındaki bağlantıyı sağlar. Bu işlemci modelleme komutlarını yorumlayarak istenilen fonksiyonları yerine getirecektir.

E) MODEL YÖNETİM SİSTEMİ :

Karar destek sistemi içinde yer alan model yönetim sistemi bir yazılımdır. Bu birim sayesinde Model yaratma, alt yordamları ve diğer blokları kullanarak, yeni yordamların yaratılması, modellerin güncelleştirilmesi, değiştirilmesi ve verilerle olan ilişkileri düzenler. (33)

Karar destek sistemlerinin yararları şu şekilde sıralanabilir.(34)

-Yönetici ve bilgisayar arasındaki ilişki gelişecek, yönetici sabit ve katı modelleri uygulamak zorunda kalmayacak, kendi görüş ve deneyimlerini de modellere katarak ona göre karar alabilecektir.

-Model ile kullanıcı arasındaki iletişim engeli ortadan kalkacaktır. Kullanıcı ara biriminin konuşma diline yakın olması karar vericinin verilere erişimini kolaylaştıracaktır.

-Bu tür sistemlerle yöneticilerin sorun çözme yetenekleri artırılabilecek, model üzerinde çeşitli senaryolar üzerinde çalışılabilecek, çalışılan modellerin parametreleriyle oynamak imkanına sahip olacaklardır.

-Karar destek sistemlerinin çift yönlü etkileşime dayanması nedeniyle kullanıcı herhangi bir sorunun çözümünü kısa sürede görme imkanına kavuşacak yani öğrenme süresi kısalacaktır.

-Karar sürecinde bazen birbirlerine bağlı zincirleme kararlar alınmaktadır. Karar destek sistemleri birbirine bağlı kararların ardarda sonuçlarını gösterecek ve karar alma süreci kısalacaktır.

KAYNAKLAR
 
1-Ofis otomasyonu sistemleri, Mehmet Baray,Fazlı Can,Asuman Doğaç Bilgisayar dergisi Mart 1985- sayı 47
2-Bu Bürolarda Çalışmak Zevk, Bilgisayar dergisi 1988 sh:82.
3-Kemal Akgün, Ofis otomasyonu, Bilişim ,Mayıs 92 sh 64
4- Asuman Per. Şadiye Güler. Veri babanlarında Mantıksal Veri Tasarımı. Bilgisayar. Ocak-Şubat 1984.
5- Aylanur Ataklı. Amme İdaresi Dergisi, Eylül 1991. sh: 113-114
6-Meral Toprak.Mehmet Tanyaş.Gülnihal T.Kenanoğlu.Muzaffer Soysal Bankacılık sektöründe bilgisayar kullanımı, 1991.,MPM,yayın no:452, sh: 52
7- A.G.M., Mehmet Baray ve Diğerleri. 1985. sh: 29
8- Cem Denizli. Gülçin Latifoğlu. D.Base Öğrenme ve Kullanım Kitabı. III. IV. 1.1. Versiyon 1991. Beta Tayınları
9- A.G.M., Aylanur Ataklı. 1991. sh:ll4
10-A.G.E., Cemdenizli. Gülçin Latifoğlu. 1991. sh:29
11- Fazlı Can. Bilgi Erişim Sistemleri. Bilgisayar. Ocak-Şubat 1984
12-Kemal Akgün. Ofis otomasyonu.Bilişim.Mayıs 1992
13-Aylanur Ataklı. Amme İdaresi Dergisi, Eylül 1991 sh: 115
14-Otomasyon ve Yayıncılık. Aralık 1985 sh: 30-34.
15-Kemal Akgün.  Ofis Otomasyonu,Bilişim, 1992.
16- Haberleşmede Dönüm Noktası. "Elektronik Posta Servisi" Bilgisayar, Mart-Nisan 1983. sh:37
17-Kemal Akgün. Ofis otomasyonu.Bilişim.Mayıs 1992.
18-Haberleşmede Dönüm Noktası. "Elektronik Posta Servisi" Bilgisayar, Mart-Nisan 1983. sh:37
 19-Büro Bilgi Sisteminin Gelişimi. Bilgisayar dergisi,Mayıs-Haziran 1980. sh:17
20-A.G.M., Haberleşmede Dönüm Noktası. "Elektronik Posta Servisi" Bilgisayar dergisi,Mart-Nisan 1983.
21-Bu Bürolarda Çalışmak Zevk. Bilgisayar dergisi. ocak 1988. sh:80-83.
22 .A.G.M., Haberleşmede Dönüm Noktası. "Elektronik Posta Servisi
23- Aylanur Ataklı."Bireysel öğrenimde bilgisayar kullanımı". Amme İdaresi dergisi Eyül 1991.Sayı 3 sh: 116-117 ve A.G.M.,  Mehmet Baray. Fazlı Can. Asuman Doğaç.  Ofis Otomasyonu Sistemleri. Bilgisayar. Mart 1985.  Sayı:47 sh:19)
24-Aylanur Ataklı."Bireysel öğrenimde bilgisayar kullanımı", Amme İdaresi dergisi Eyül 1991.Sayı 3 sh: 113
25-A.G.M., Kemal Akgün. 1992. sh: 63
26-A.G.M., Aylanur Ataklı. 1991. sh:113
27- Aylanur Ataklı."Bireysel öğrenimde bilgisayar kullanımı". Amme İdaresi dergisi Eyül 1991.Sayı 3  sh: 113.
28-Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nedir. Bilişim Nisan 1992 sh:50  
29-Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nasıl yaratılır? Bilişim mayıs 92 sn:41  
30)Yalçın Özkan. Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nedir. Bilişim Nisan 1992
31- Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri. Bilişim Temmuz 92 sh:40
32- Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nedir. Bilişim Nisan 1992 sh 41
33- Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nasıl yaratılır? Bilişim mayıs 92 sh41
34- Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri. Bilişim Temmuz 92 sh:52 ve Yalçın Özkan. Karar destek sistemleri nedir. Bilişim Nisan 1992 sh 41

Devamı

Ofis otomasyonu tanımı ve yararları

Gelenekleri, eski binaları,tarihi kültürleri ve vakur yasam biçimlerini yaşatmak iyi bir şeydir. Fakat teknoloji dünyasında modası geçmiş üretim yöntemlerine eski ürünlere eski pazarlara, yönetim ve çalışanlar arasındaki eski davranış biçimlerine ve değerlerine bağlı kalmak bir intihar reçetesidir.
Sir Lenan Maddock ( * )

( * )Melsa yıldızdogan .Endüstriyel Otomasyon .Şubat 1993 sh

1. Otomasyonun Tanımı
Otomasyon, kabaca programlanmış makina tarafından denetlenebilen işlemlerin insan tarafından yapılan işlerin yerine geçmesi anlamında kullanılıyor.(1)
Otomasyon kelimesi ingilizce: Automation, Fransızca LAutomation olarak yazılır. Eski Yunancada Automos kelimesinden gelmektedir.(2)
A dictionary computers otomasyonu şöyle tanımlamakta "Bir işlemin otomatik olarak tamamlanması ve otomatik cihazlar kullanarak insan elinin katkısını mümkün olduğu kadar minumum ölçüye indirme".
Eski Yunancada "Automotos" kendi kendine harekette bulunan anlamına geliyordu. Çağımızın hızlı teknolojik gelişmeleri ile birlikte otomasyon kelimesi de yeni bir kavram olarak kullanılmaya başlanacaktı. Bu kelimeyi yeni anlamda ilk kullanan kişinin Detroitte Ford motor şirketi yöneticisi D.S. Harder olduğu ileri sürülmektedir.

D.S. Harder, Otomobil imalatında hammaddelerin herhangi bir insanın işe karışması olmaksızın makina operatörleri tarafından işlenmesi ve bir yerden girip diğer bir yerden çıkmasını "Automation" (otomasyon) olarak tanımlamıştı.(3)
 

Otomasyon, teknik anlamda, bilgisayar kullanımının otomatik kontrol sistemlerinin, bilgi aktarma araçlarının ağırlıklı olduğu bir teknolojik gelişme biçimidir(4)

Ancak Teknolojiden daha kapsamlı bir kavramdır.

Otomasyonun temel bileşimi olan elektronik bilgisayarların katkısı sayesinde imalat hattı boyunca üretilen maddeleri, belirli yerlerde gerekli işlem ve kontrol edilerek, o maddenin ürün madde haline gelmesini sağlayacak şekilde çeşitli işlemlerle dizayn çizme, hesaplama yapma, yapılan işlemi kontrol etme, hatalı işlemlerin yeniden geriye döndürülmesi imkanına kavuşuyoruz.(5)

Otomasyon üç genel ilke üzerine kurulmuştur. Hesaplama, bilgi iletimi ve denetim. Otomasyonun makinalaşmaktan ayrıldığı en önemli nokta bilgi yönünden kendi kendisini besleyebilmesidir. Sistem dış kaynaklardan bilgiler alır. Bu aldığı bilgiler ışığında hangi işlere öncelik verilerek yapılması gerektiğini seçer, seçtiği sistemin uygulanması sırasında gerekli kararların alınmasına, denetim süreçlerine imkan verir.

2. Büro Otomasyonu :
Bugünün bürolarında anahtar rolünü "otomasyon" oynuyor. Otomasyon sayesinde iş grupları şebekeleşerek,bilgisayar terminalleri aracılığıyla iş bolümü yaparak verimi artırmayı (6) amaçlamaktadır.

Büro otomasyonu "Büro işlemlerinin etkinliği ve verimi artıracak şekilde bilgisayar destekli " olarak yürütülmesidir.(7)

Xerox corporation basın sözcüsü Daniel Michen'e göre Büro'yu " bir insanın bir projenin belli bir bölümünü gerçekleştirirken bunu bir başkasına ilettiği, o insanında başkalarına gönderdiği ve işlemlerin böyle sürüp gittiği iletişim halindeki iş grubu" olarak tanımlıyor.(8)

Büro otomasyonu terimi ingilizcede "office Automation" "office information systems" , "Integrated office systems" terimleri Fransızcada Bureautigue terimiyle iade ediliyor.(9)

Büro otomasyonu (ofis otomasyonu) bazı akademik çevrelerde "büro bilişimi" olarak kullanılıyor.(10)

Büro otomasyonu, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden geniş ölçüde etkilenmektedir. Bu alandaki gelişmeler veri derleme sistemlerinde önemli katkılar yapmıştır.

Bir başka etkide teknolojik gelişme. Teknolojik gelişme sayesinde bilgisayarlarla diğer büro mekanizmaları arasında bağlantı kurma olanağı doğmaktadır. Elektronik bilgi akışının kolay, ucuz ve hızlı bir şekilde yapılması sayesinde bilgiye ve kişilere daha kolay erişilebilmekte ve daha etkili bir denetime olanak sağlamaktadır.(11)

Ofis otomasyonu sisteminin kullanıcıya yönelik bölümünde çalışma istasyonlarına bağlanmış büro araçları görülür. Çalışma istasyonları bir ağ yardımcısından güç alır. Sisteme daha yakından baktığımızda dağıtımlı veri tabanları ve belge erişimi sistemlerinin bir bütünleşmesi görülür.(12)

Ofis otomasyonu sistemlerinde kullanılan bilgisayar donanımı ise, Bilgisayar, grafik ekran, fare, işaretleyici, disk, disket optik disk, gibi bilgi saklama ortamları, sayfa tarayıcı telefon, Fax, telex, modem kartları gibi donanımlar yer alır.
Ofis otomasyonu sistemlerinin kullanıldığı ortamlar bir ana bilgisayara bağlı terminaller olabilir. Ana bilgisayarlarda birbiri ile bağlanarak haberleşme olanakları artırılır. Ancak son zamanlarda 'bilgisayar' ve yerel iletişim ağlarının yaygınlaşması ana sisteme bağlı terminaller yerine bilgisayarları birbirine bağlayarak oluşturulan yerel iletişim ağlarından oluşan sistemlerin yaygınlaştığı söylenmektedir (13)

3. Ofis Otomasyonun Yararları :
Ofis otomasyonu sistemlerinin kullanımıyla aşağıdaki yararlar elde edilmektedir.

• Ofis otomasyonu örgütün gerek sosyal ve gerekse teknik yönlerini tümleştirmeyi amaçlamaktadır.
• Personelin hataları engellenerek kalite arttırılır ve örgütün belli alanlarda uzmanlaşması açısından en iyileme sağlar.
• Projelerin gerçekleştirim süresi kısaldığından üretim masrafları azalır, ofis verimliliği artar.
• Çeşitli örgütsel birimler arasında hızlı iletime elverişli olması yöneticilere etkin, hızlı ve doğru karar almalarına imkan sağlar.
• Bilgi birikimi oluşturma ve aktüel bilgiye hızla ulaşım imkanı sağlar.
• Bilgi ve dosyaların taşınabilirliği artar. Bilgi ve dosyalara zaman ve yerden bağımsız olarak ulaşma imkanı sağlar.
• Daha az ofis alanı işgal edilmiş olur ve kağıtsız bir iş ortamını yaratmak kolaylaşır.
• Emek yoğun işlerin bilgisayar sistemleri tarafından üstlenilmesiyle hem daha esnek ve verimli bir çalışma ortamı sağlanır, hemde insan hatalarının yol açtığı verimlilik kayıpları en aza indirilir.
• Yöneticiler ofis otomasyonu sistemleri aracılığıyla hem kuruluş içi hem de diğer kuruluşlar hakkında sağlıklı değerlendirmeler yapma imkanına kavuşur. Rekabet gücü artar.
• Geleneksel ofis mekanı donanımları (Daktilo, hesap makinası, ajanda, adres ve telefon fihristi, not defteri, tahta vs )na olan ihtiyaç azalır. 

KAYNAKLAR
1-Savaş Özatalay. "Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar", Bilişim. 1976. sayı: 10 Cilt: 5
2-Toygar Akman. "Otomasyon Sistemi". Bilim ve Teknik. 1974. Sayı: 74. sh: 25
3-A.G.M.,Toygar Akman. "Otomasyon Sistemi" sh:25
4-A.G.M.,Savaş Özatalay"Otomasyon ve Getirdiği Sorunlar" sh:75
5-A.G.M.,TToygar Akman. "Otomasyon Sistemi" sh: 26
6-"Büro Bilgi Sisteminin Gelişimi" Bilgisayar. Mayıs-Haziran 1980
7-Meral Toprak.Mehmet Tanyas-Gülnihal T.Kenanoglu. Muzaffer Soysal,"Bankacılık sektöründe bilgisayar kullanımı "; Ankara,1991, MPM Yayın no:452, sh:55
8-"Bu Bürolarda Çalışmak Zevk". Bilgisayar. Ocak 1988 sh:82
9-Mehmet Baray. Fazlı Can. Asuman Doğaç. "Ofis Otomasyonu Sistemleri". Bilgisayar. Mart 1985. Sayı:47 sh:25
10-Sıtkı Gözlü. "Büro verimliliği ve Otomasyon, ve. Türkiyedeki Uygulamalar." Ank. Kasım 91.,1. Verimlilik Kongresi. Bildiriler MPM Yayın No: 454 sh:235
11-A.G.M Sıtkı Gözlü. 1991. sh:235
12-A.G.M., Mehmet Baray ve Diğerleri. 1985. sh:13
13-Kemal Akgün. "Ofis Otomasyonu",Bilişim, 1992. sh:65

Devamı