Bilgi İşlem sistemleri

Bilgisayarın yönetim süreçlerinde rolünü açıklarken önemli bir ayrımın gereğini hatırlatmak isteriz. Onun için kavram kargaşalığına yol açmamak için bilgi işlem (information  Processing), Veri İşlem (Data processing) ve Yönetim bilişim sistemi (Management information systems) arasında temel farklılıklara değinmek isteriz. 
Veri işlem'de veri ham nitelikte olup, işlenerek bilgi (information) haline dönüştürülür. Başlangıçta toplanan verilerin birbiriyle ilgisi yoktur ve çeşitli safhalardan geçtikten sonra bilgi kaynağı haline getirilir. Bu safhaya veri işlem adı (1) verilir.
Bilgi işlem: Veri işlem safhasında elde edilen bilgilerin tekrar işlenerek karar vericiye etkin kararlar vermesi amacıyla iletilmesi sürecidir.
Yönetim bilişim sistemi ise: Veri işlem ve bilgi işlem sürecinden daha kapsamlı olup şu şekilde tanımlanmaktadır.(2)
W.J. Kennewan'a göre Yönetim bilişim sistemi, iç faaliyetler ve dış gelişmelerle ilgili geçmiş mevcut durum ve geleceğe yönelik bilgilerin organize bir şekilde elde edilme yöntemidir. Bir organizasyonun planlama, kontrol ve operasyonel fonksiyonlarının karar verme süreçlerine yardımcı olmak üzere gerekli olan bilgileri uygun zamanda ve yapıda sağlar. Bilgi işlem sistemleri yönetim bilişim sisteminin alt sistemleridir. 

Bilgi işlem sistemlerinde ayrıntılı ve çok veri ile kısa vade söz konusu iken Yönetim bilişim sistemlerinde özet bilgi, orta ve uzun vade ile tahmin plânlama ve kontrol fonksiyonları söz konusudur.
Bu çalışmada ofis otomasyonu sistemlerini incelerken de görüleceği üzere bilgi işlem kavramı, veri işleme sürecini de kapsayacak şekilde kullanılacaktır. Yönetim bilişim sistemi kavramını içermeyecektir.
R.L. Ackoff, yönetim sistemlerinin evrimini incelediği makalesinde (R.L.Ackoff: The Evolution, of managements systems', Canadian operahonal Research society Journal, Vol., 8 No: 3 March:1970 1-13) Yönetim bilişim sistemini bilgi işlem ve bilişim sistemlerinden sonraki evre olarak değerlendirmektedir. (3)
Bilgi işlem sureci sonucu elde edilen bilgilerin yöneticileri tarafından karar almada kullanılması, örgüt ve çevresine yönergeler göndererek yönetmesi sonucunda bir yönetim bilişim sisteminin doğacağını belirtmektedir.

 

 Şekil-1

Ackoff verilerin bilgi haline dönüştürüldüğü sürece "Bilgi işlem sistemi" adını veriyor.
Veriyi işleyen mekanizmanında elektronik bilgisayar olacağından söz etmektedir.
Bilgi İşlem sistemine herhangi bir kullanıcının katılması ve bu kullanıcının veri işleyen aygıtla ya da insan grubuyla bilgi alışverişinde bulunmasını, bir takım verileri saklama yeteneğini kazanmasını bilişim sistemi (information systems) adını veriyordu.
Ayrıca üzerinde sıkça duracağımız veri, bilgi kavramlarını açıklamakta yarar vardır.
Bilgi kavramı latince "information" kökünden olup biçim verme eylemi ve bilgi-haber verme eylemi olarak, tanımlanır. Yönetim alanında bilgi, yöneticinin karar almasına yardımcı olan üyelerdir. Yönetim açısından bilgi belirli amaçlara ulaşmak için verilerin (data) bir işlem sonucunda yöneticilere yararlı biçime sokulmasıdır. (4)
Böyle bir durumda bilgi bir dönüşüm sürecinden geçmektedir. Yani Materyaller bir üretim süreci sonunda mamul madde haline dönüştürülüyorsa (Bkz:şekil 2) benzeri biçimde veri ya da ham bilgilerde bir işleme faaliyeti sonucu bilgiye dönüştürülmektedir.(5)

  Şekil 2
Kaynak: Hayri Ülgen. Yönetimde bilgi kavramı. İST.Ü. işletme fak. dergisi. 1977 sayı:2 Cilt:6.
 

Veri (data) bilgiyi oluşturan her türlü sayısal ya da sayısal olmayan ham bilgiler anlamındadır. Veriler sınırlı ve ayrıntılı bir anlam dışında bilgi sayılmazlar, değerlenmemiş mesajlardır.(6)
Hangi tür yönetim biçimi uygulanırsa uygulansın izlenen amaçlar değişse de planlama, organizasyon, yürütme, koordinasyon, kontrol gibi temel fonksiyonlar her yönetici tarafından yerine getirilir. Bu fonksiyonları gereğince yerine getirebilmeleri için büyük oranda yöneticilerin bilgi gereksinmesini karşılamasına bağlıdır. Zira bu fonksiyon karar almayı içerir. Karar süreci doğru, zamanlı, eksiksiz öz ve yerinde bilgi ile desteklenmelidir. Her yönetici bilginin bu özelliği olmazsa yeterince rekabet edemeyeceği açıktır.(7)

Kısaca kaliteli bilgi iyi kararları destekleyecek,iyi kararlar yönetsel eylemin etkinliğini artıracaktır.Etkin yönetsel eylemler ise, örgüt hedeflerine başarıyla ulaşmamızı sağlayacaktır.

KAYNAKLAR

1-Meral Toprak-Mehmet Tanyas-Gülnihal T.Kenanoglu. Muzaffer Soysal,Bankacılık sektöründe bilgisayar kullanımı ; Ankara,1991, MPM Yayın no:452  sh:31
2-A.G.E., Meral Toprak ve Diğerleri. 1991 sh:31.
3-Hayri Ülgen. Yönetim Bilişim Sistemi. İST.Ü.İŞL.FAK. DERGİSİ Cilt:6 Sayı:2 1977 sh:143.
4-A.G.M.,Hayri Ülgen. Yönetim Bilişim Sistemi. İST.Ü.İŞL.FAK. DERGİSİ Cilt:6 Sayı:2 1977 sh:368.
5-Necdet Bulut. Kamu kuruluşları ve bilgisayar. AMME idaresi dergisi Eylül 1977 cilt:10 Sayı:3 sh: 49.
6-Çetin Şanlı. Yönetime Dönük Bilgi Sistemi. İstanbul Ü.İşletme Fak.Dergisi. 1973. cilt:2 Sayı:2 sh:116.
7-Bilginin gücü. Bilgisayar Dergisi. Mart 1986 sh:46